委托受理、单证申报、使费结算一本账

船舶代理与港口使费结算管理系统

把船舶代理的日常业务从代理委托受理与航次建档、船舶规范与证书台账、进出口岸申报与联检预约、靠离泊计划与拖轮引航申请、在港期间的船员换班遣返与物料供应修理安排、提单签发与放货指令流转、港口使费预估与明细归集、备用金申请与代收代付、账单开具与回款核销、客户对账与账龄分析的全过程收进一套系统。航次按船名航次与到港时间建档,一艘船从委托到离港的全部动作挂在同一个航次号下;船舶规范与证书按船建档,证书到期提前提示,避免申报时才发现过期;口岸申报按海关海事边检分别生成申报清单与状态看板,申报回执与编号回写航次;靠离泊按泊位与潮水窗口排计划,拖轮引航与系解缆按申请单流转并计费;在港服务按事项登记,船员换班、就医、物料供应与临时修理逐项留联系单与回执;提单按委托方指令签发,放货指令与电放申请分级审批;使费按费目归集到航次,预估与实结并列展示,差异超过阈值时提示复核;备用金按航次申请并逐笔登记支出,回单与发票关联;账单按客户合并开具,回款按账单核销,账龄按客户与航次双维度分析。

航次清楚
一船一事全程挂在航次号下
申报可查
口岸申报状态逐票回写
使费可核
预估与实结并列比对
回款可追
账单开票与回款逐笔核销
多端协同
船代业务后台单证申报端外勤移动端客户查询端
船舶代理与港口使费结算管理系统真实应用场景
船舶代理与港口使费结算管理系统 · 真实客户场景
业务现状

船舶代理与港口使费结算的账,难在人和事都在动

下面是这类企业最常踩的四个坑,也是系统最先要解决的痛点

01

一艘船的事散在好几个人手里

委托、申报、靠泊、使费各管一段,问进度要挨个打电话,客户催一次查半天

航次按船名航次与到港时间建档,委托申报服务结算全部挂在同一个航次号下,进度一屏可看

02

证书过期到申报时才发现

船舶证书有效期记在表格里,没人每天看,临申报才发现过期被退单

船舶规范与证书按船建档,到期提前提示并标注需补办的证书,申报前自动做一次有效期校验

03

使费预估和最后结算差一截

预估按经验报,实结时杂费一项项冒出来,客户觉得报价不准

使费按费目归集到航次,预估与实结并列展示,差异超阈值自动提示复核并说明差异来源

04

备用金花了多少要月底才对得清

外勤垫付靠现金和小票,回单散在各人手里,汇总时缺这少那

备用金按航次申请并逐笔登记支出,回单与发票拍照关联,未回填的自动催办

业务闭环

一条链路,从开始管到结果

六个环节首尾相接,每个动作都留下记录,谁在什么时间做了什么,系统里查得到

1

委托受理

按船名航次建档并登记委托方与服务范围

一船一档
2

资料校核

核对船舶规范与证书有效期并提示补办

申报不卡
3

口岸申报

按监管口分别申报并回写编号与状态

状态可查
4

在港安排

拖轮引航靠离泊与换班供物料逐项留单

服务有据
5

使费归集

按费目归集预估实结并比对差异

使费可核
6

开票回款

按客户合并开票并逐笔核销账龄

回款可追
核心功能

八大能力模块

围绕该类业务的真实作业流程设计,每一块都能单独启用,也能拼成完整闭环

01

航次档案

按船名航次建档串联全周期动作

  • 航次建档
  • 委托登记
  • 服务范围
  • 状态看板
02

船舶资料

按船维护规范参数与证书有效期

  • 船舶规范
  • 证书台账
  • 到期提示
  • 变更留档
03

口岸申报

按监管口生成申报清单并回写状态

  • 申报清单
  • 回执登记
  • 编号回写
  • 异常重报
04

靠离泊安排

泊位潮水窗口排计划并申请拖轮引航

  • 泊位计划
  • 拖轮申请
  • 引航申请
  • 系解缆
05

在港服务

换班就医供物料与临时修理逐项留单

  • 船员换班
  • 送医陪护
  • 物料供应
  • 临时修理
06

单证签发

提单按指令签发与电放分级审批

  • 提单签发
  • 放货指令
  • 电放申请
  • 留底归档
07

使费结算

按费目归集预估实结并比对差异

  • 费目维护
  • 使费预估
  • 实结归集
  • 差异复核
08

备用金对账

按航次申请登记支出并核销回单

  • 备用金申请
  • 支出登记
  • 回单关联
  • 账龄分析
专项能力

一艘船的使费从预估到回款要过的六道关

委托受理时按船名航次建档并锁定服务范围;申报前系统自动校核证书有效期,过期的先补办再申报;口岸申报按监管口分别提交,回执编号回写航次;在港服务按事项登记联系单与回执;离港后按费目归集实结并与预估比对,差异超阈值提示复核;最后按客户合并开票,回款逐笔核销并进入账龄分析。

1

委托建档

按船名航次建档并锁定服务范围

2

证书校核

申报前校核有效期并提示补办

3

口岸申报

按监管口申报并回写回执编号

4

在港服务

换班供料送医逐项留联系单

5

使费归集

按费目归集实结并比对预估

6

开票回款

按客户合并开票并逐笔核销

01

一船一事不再分头记

航次按船名航次与到港时间建档,委托申报服务结算全部挂在同一个航次号下,问进度不用挨个打电话

02

证书过期提前拦住

船舶规范与证书按船建档,到期提前提示并标注需补办项,申报前自动做一次有效期校验

03

使费差异说得清

使费按费目归集到航次,预估与实结并列展示,差异超阈值自动提示复核并说明来源

多端协同

多端协同,各司其职

管理者看全局、业务端办业务、一线干活、客户自助,同一个数据底座,各看各的界面

1端 01

船代业务后台

管理与配置中枢

  • 航次档案
  • 船舶资料
2端 02

单证申报端

一线作业

  • 船舶资料
  • 口岸申报
  • 靠离泊安排
3端 03

外勤移动端

一线作业

  • 船舶资料
  • 口岸申报
  • 靠离泊安排
4端 04

客户查询端

客户或员工自助

  • 口岸申报
  • 靠离泊安排
  • 在港服务
船舶代理与港口使费结算管理系统一线作业实景
港口船舶代理现场:外勤代理登轮递交申报单证,船方值班人员当场签收并回写申报状态
上线成效

系统跑起来之后,变化看得见

以下为该类型客户上线后的平均改善区间,实际结果随规模与原有流程差异浮动

航次清楚
全周期动作一屏可看

委托申报服务结算统一挂在航次号下,进度与责任人一并展示

申报不卡
证书校验提前拦漏

证书按船建档并在申报前校核有效期,过期项先补办再申报

使费可核
预估实结并列比对

按费目归集使费,差异超阈值提示复核并说明差异来源

回款可追
开票核销账龄清晰

按客户合并开票,回款逐笔核销并按客户与航次分析账龄

适用对象

这些企业用得最多

从单体到多组织,都能按自己的模式配置

1

国际船舶代理企业

船多港多、单证量大

2

船公司驻港办事机构

需要掌握在港动态与使费

3

港口船务与供应服务公司

兼做物料供应与换班

4

无船承运与多式联运经营人

需要放货指令与账单口径一致

实施交付

从调研到上线,五步走完

不追求一步到位,先跑通主流程再逐块扩展,让一线用得顺手才是真的上线

1

现状盘点

核对现有制度、台账与系统清单,确认数据口径与责任岗位

第 1-2 周
2

方案评审

输出配置方案与验收口径,明确集成边界与风险应对

第 3 周
3

配置联调

完成规则配置、基础数据导入与相关系统接口联调

第 4-6 周
4

小范围验证

选一个部门或片区先跑通,按真实反馈修正配置

第 7-8 周
5

全面推广

分批推广到全量范围,交付操作手册与运维交接

第 9 周起

船舶代理与港口使费结算管理系统速览

以下内容为该系统的关键事实摘要,便于快速判断适配程度

这是什么
船舶代理与港口使费结算管理系统是面向国际船舶代理企业的企业管理软件,用于委托受理、单证申报、使费结算一本账。
核心能力
航次档案、船舶资料、口岸申报、靠离泊安排
解决什么问题
一艘船的事散在好几个人手里、证书过期到申报时才发现
交付与上线
可按企业现有流程配置,实施周期通常为六到九周。
服务区域
广东汕尾及全国范围提供远程实施与本地化服务,支持多分支、多门店与多工厂组织形态。
数据来源
页面功能与成效为该类型系统的通用能力描述,具体以调研后的实施方案为准。
成功案例

船舶代理与港口使费结算管理系统落地案例

看看这类企业如何用系统把流程、数据与效率管起来

华东某国际船舶代理公司

国际船舶代理与港口服务 · 年代理航次约六百

客户案例
面临挑战

使费靠经办人按经验报,实结时拖轮、系解缆与杂费一项项冒出来,客户认为报价不准,对账要拖半个月

实施效果
预估偏差明显收敛
对账周期缩短一半以上
客户质疑明显减少
查看详情

华南某港口船务代理企业

口岸申报与船舶代理 · 年代理航次约四百

客户案例
面临挑战

船舶证书有效期记在共享表格里没人每天看,临申报才发现过期被退单,一次退单要重排靠泊计划

实施效果
过期退单明显减少
补办安排提前可排
申报一次通过明显提升
查看详情
常见问题

选型与实施前,大家常问的几个问题

支持。系统按港口与办事处分别配置费目标准、监管口径与审批链,同一个客户在不同港的航次可以分开记账,也可以合并出对账单。权限按组织层级隔离,各办事处只看得到自己范围内的航次,总部可跨组织汇总。

把船舶代理与港口使费结算的账,一次算清楚

留下您的规模与当前流程,我们给出针对性的系统方案与实施建议

服务保障

  • 免费需求分析
  • 按业务配置
  • 实施培训到位
  • 7×24 技术支持