征集、建档、展览、销售、藏家一条线

画廊与艺术品经纪管理系统

把画廊与艺术品经纪从作品征集、档案建立、展览策划、仓储运输、销售结算到藏家维护的全过程收进一套系统。作品入库时登记作者、年代、材质、尺寸与来源,按部位拍照并生成唯一编号,鉴定意见与展览履历一并归档;展览按场次建立作品清单与借展协议,布展撤展与保险状态逐件登记;仓储按库位管理温湿度与出入库,运输按环节留痕;销售时按作品生成合同与结算单,佣金与税费按约定拆分;藏家按偏好与购藏历史分层,新作到店与展览开幕按需定向邀约。主理人看全局、策展看展览、库管看库位、销售看客户关系。

一物一档
作品编号与来源可追溯
借展留痕
协议与保险状态逐件
库位管理
温湿度与出入库登记
佣金拆分
销售结算按约定自动算
多端协同
画廊管理后台策展移动端仓储作业端藏家自助小程序
画廊与艺术品经纪管理系统真实应用场景
画廊与艺术品经纪管理系统 · 真实客户场景
业务现状

画廊与艺术品经纪的账,难在人和事都在动

下面是这类企业最常踩的四个坑,也是系统最先要解决的痛点

01

作品来源说不清

作品是哪家来的、之前展过没有,翻聊天记录才想起来,对新客户讲不明白

作品按唯一编号建档,来源、鉴定意见与展览履历一并归档,随时可查

02

借展状态靠表格

哪些作品在外面借展、保险到期没有,靠一张共享表格维护,过期了没人发现

借展按协议逐件登记并跟踪归还与保险到期,临期自动提醒责任策展

03

库位与温湿度记录散

库房里作品放在哪、温湿度是否达标,全靠库管记忆和手写本

库位按区编号管理,温湿度按频次记录,超标自动上报并跟踪处理

04

结算口径容易扯

佣金、税费与运输费怎么拆,销售与藏家各算一遍,对不上就要来回沟通

销售按作品生成结算单,佣金税费与代垫费用按约定拆分并出具明细

业务闭环

一条链路,从开始管到结果

六个环节首尾相接,每个动作都留下记录,谁在什么时间做了什么,系统里查得到

1

征集入库

登记作者年代材质与来源,按部位拍照生成编号

一物一档
2

鉴定建档

录入鉴定意见与展览履历,形成可对外说明的档案

来源可讲
3

策划展览

按场次建立作品清单与借展协议,布展撤展留痕

借展可跟
4

仓储运输

按库位管理温湿度与出入库,运输环节逐段留痕

保管有据
5

销售结算

按作品生成合同与结算单,佣金税费按约定拆分

账目清楚
6

藏家维护

按偏好与购藏历史分层,展览与新作按需邀约

关系有延续
核心功能

八大能力模块

围绕该类业务的真实作业流程设计,每一块都能单独启用,也能拼成完整闭环

01

作品档案

作者年代材质与来源一次建全

  • 唯一编号
  • 作者年代
  • 材质尺寸
  • 来源记录
02

影像留证

按部位拍照并归档高清影像

  • 正面影像
  • 局部特写
  • 背面标签
  • 状况记录
03

鉴定履历

鉴定意见与展览履历归档

  • 鉴定意见
  • 展览记录
  • 出版著录
  • 权属文件
04

展览管理

按场次管理作品清单与协议

  • 展览批次
  • 作品清单
  • 借展协议
  • 保险到期
05

仓储库位

按库位管理温湿度与出入库

  • 库位编号
  • 温湿度记录
  • 出入库单
  • 养护任务
06

运输跟踪

运输环节逐段登记留痕

  • 包装登记
  • 承运信息
  • 在途节点
  • 到货验收
07

销售结算

合同与结算单按作品生成

  • 销售合同
  • 佣金拆分
  • 税费计算
  • 代垫费用
08

藏家关系

按偏好与购藏历史分层维护

  • 藏家档案
  • 偏好标签
  • 购藏历史
  • 邀约记录
专项能力

一件作品从入库到成交要走通的六个环节

作品入库时登记作者年代材质与来源并按部位拍照生成唯一编号;鉴定意见与展览履历归档后进入展览环节,借展逐件登记协议与保险;仓储按库位记录温湿度与出入库,运输逐段留痕;成交后按作品生成合同与结算单。

1

入库

登记作者年代材质与来源,按部位拍照生成唯一编号

2

建档

录入鉴定意见与展览履历,形成可对外说明的档案

3

展览

按场次建立作品清单与借展协议,布展撤展留痕

4

仓储

按库位管理温湿度与出入库,运输环节逐段登记

5

结算

按作品生成合同与结算单,佣金税费按约定拆分

6

维护

按藏家偏好与购藏历史分层,展览与新作按需邀约

01

作品按唯一编号全流程可追溯

作品入库即生成唯一编号,来源、鉴定意见、展览履历与运输环节全部挂在同一编号下,对外说明时一处调取

02

借展协议与保险到期有提醒

借展按协议逐件登记并跟踪归还时间与保险到期,临期自动提醒责任策展,避免过期无感

03

结算单按约定自动拆分

成交后按作品生成结算单,佣金、税费与代垫运输费按既定比例拆分并出具明细,双方按同一份单据核对

多端协同

多端协同,各司其职

管理者看全局、业务端办业务、一线干活、客户自助,同一个数据底座,各看各的界面

1端 01

画廊管理后台

管理与配置中枢

  • 作品档案
  • 影像留证
2端 02

策展移动端

一线作业

  • 影像留证
  • 鉴定履历
  • 展览管理
3端 03

仓储作业端

一线作业

  • 影像留证
  • 鉴定履历
  • 展览管理
4端 04

藏家自助小程序

客户或员工自助

  • 鉴定履历
  • 展览管理
  • 仓储库位
画廊与艺术品经纪管理系统一线作业实景
中国城市当代艺术画廊展厅内,一位四十多岁的中国女策展人与一位中国中年男性藏家站在一幅大幅油画前交流,另一位是三十多岁的中国女画廊工作人员在旁记录,背景是白色展墙与射灯,室内明亮灯光
上线成效

系统跑起来之后,变化看得见

以下为该类型客户上线后的平均改善区间,实际结果随规模与原有流程差异浮动

一物一档
作品编号与来源可追溯

作品按唯一编号建档,来源、鉴定与展览履历挂在同一编号下

借展留痕
协议与保险状态逐件

借展按协议逐件登记,归还与保险到期临期自动提醒

库位管理
温湿度与出入库登记

库房按库位编号管理,温湿度按频次记录,超标上报跟踪

佣金拆分
销售结算按约定自动算

成交按作品生成结算单,佣金税费与代垫费用按约定拆分

适用对象

这些企业用得最多

从单体到多组织,都能按自己的模式配置

1

当代艺术画廊与艺术空间

展览节奏快,作品档案是核心资产

2

艺术品经纪与顾问机构

来源与权属说明要求高

3

艺术品仓储与运输服务企业

库位与在途状态需要对外同步

4

拍卖与艺博会参展机构

按批次组织作品与结算

实施交付

从调研到上线,五步走完

不追求一步到位,先跑通主流程再逐块扩展,让一线用得顺手才是真的上线

1

进场调研

到业务现场跟班记录实际做法,收集表格、系统与痛点清单

第 1-2 周
2

方案定稿

明确系统边界、字段规范与权限模型,双方确认验收标准

第 3 周
3

环境搭建

完成组织架构、基础数据与规则配置,打通必要的外部接口

第 4-6 周
4

对照试跑

与原有方式并行两到三周,逐项比对结果差异

第 7-8 周
5

切换上线

确认一致后正式切换,首月安排专人跟进并转入常规运维

第 9 周起

画廊与艺术品经纪管理系统速览

以下内容为该系统的关键事实摘要,便于快速判断适配程度

这是什么
画廊与艺术品经纪管理系统是面向当代艺术画廊与艺术空间的企业管理软件,用于征集、建档、展览、销售、藏家一条线。
核心能力
作品档案、影像留证、鉴定履历、展览管理
解决什么问题
作品来源说不清、借展状态靠表格
交付与上线
可按企业现有流程配置,实施周期通常为六到九周。
服务区域
广东汕尾及全国范围提供远程实施与本地化服务,支持多分支、多门店与多工厂组织形态。
数据来源
页面功能与成效为该类型系统的通用能力描述,具体以调研后的实施方案为准。
成功案例

画廊与艺术品经纪管理系统落地案例

看看这类企业如何用系统把流程、数据与效率管起来

某城市当代艺术画廊

艺术经纪 · 在库作品三百余件

客户案例
面临挑战

作品来源与过往展览记录散落在聊天记录与个人文档中,新客户询问时需要多人拼凑回答

实施效果
档案查询耗时压缩到分钟级
来源说明完整度逐件可查
交接遗漏情况降到零星
查看详情

某艺术品经纪机构

艺术经纪 · 年参与展览二十余场

客户案例
面临挑战

借出作品靠共享表格维护,曾出现展览结束后作品长时间未归还、保险过期未续的情况

实施效果
逾期未还件数降到零星
保险过期情况基本消除
借展台账完整度逐件可追溯
查看详情
常见问题

选型与实施前,大家常问的几个问题

不会。来源、权属与交易信息按角色授权查看,对外展示的档案内容可单独配置;藏家只能看到自己购藏作品的相关记录,内部敏感字段不对外呈现。

把画廊与艺术品经纪的账,一次算清楚

留下您的规模与当前流程,我们给出针对性的系统方案与实施建议

服务保障

  • 免费需求分析
  • 按业务配置
  • 实施培训到位
  • 7×24 技术支持