订会议室、发通知、跟决议一次做完

会议与会议室管理系统

把会议室资源、会议预约、参会通知、签到、材料分发、会议纪要与待办跟踪收进一套系统。员工在手机或电脑上看到各会议室的实时占用与容量设备,按需求筛选后一键预订;预约成功自动向参会人发送日程邀约与材料链接;会前屏幕与门牌显示当前会议,临时占会与超时可自动释放;会后纪要与决议事项转成待办,责任人与截止时间落到人,下次例会直接看上次决议的执行情况。

实时
会议室占用可见
-40%
会议室冲突抢用
自动
会前提醒与签到
有跟踪
决议事项闭环
多端协同
会议管理后台预订门户会议室门牌屏员工移动端
会议与会议室管理系统真实应用场景
会议与会议室管理系统 · 真实客户场景
业务现状

会议与会议室的账,难在人和事都在动

下面是这类企业最常踩的四个坑,也是系统最先要解决的痛点

01

会议室靠抢

热门时段谁先到谁用,经常两个会撞在一起,临时找不到地方

实时显示占用与容量设备,按人数与设备筛选后在线预订

02

订了不来也没人管

会议室空着但显示被占用,真要用的人订不到,资源白白浪费

超时未签到自动释放,临时取消即时回收并通知候补

03

通知靠群里喊

会议改时间要在群里反复通知,总有人没看到而迟到或缺席

预约变更自动同步日程并推送参会人,回执确认到人

04

决议说完就散

会上定了的事没人跟,下次开会才发现一件都没落地

纪要转成待办,责任人与截止时间落到人,例会直接看执行情况

业务闭环

一条链路,从开始管到结果

六个环节首尾相接,每个动作都留下记录,谁在什么时间做了什么,系统里查得到

1

资源建档

会议室位置、容量与设备录入,形成可筛选的资源池

资源可见
2

在线预订

按人数时段与设备筛选,冲突即时提示并推荐替代

预订有序
3

通知邀约

预约成功自动发日程邀约与材料链接,回执到人

通知到位
4

会前准备

门牌屏与导览显示当前会议,设备与茶水按需下单

准备充分
5

签到开会

扫码或门牌屏签到,超时未到自动释放会议室

到会可查
6

纪要跟踪

纪要与决议转成待办,下次例会直接复盘执行情况

决议落地
核心功能

八大能力模块

围绕该类业务的真实作业流程设计,每一块都能单独启用,也能拼成完整闭环

01

资源池

有哪些房一目了然

  • 位置与楼层
  • 容纳人数
  • 设备清单
  • 照片与平面图
02

在线预订

按需筛选不撞车

  • 时段选择
  • 人数与设备筛选
  • 冲突提示
  • 周期会议
03

日程同步

改期也通知到

  • 日程邀约
  • 变更自动同步
  • 回执确认
  • 候补排队
04

门牌屏

门口就有信息

  • 当前会议显示
  • 下场预告
  • 扫码签到
  • 临时占用
05

签到释放

空着就放出来

  • 扫码签到
  • 超时自动释放
  • 取消即时回收
  • 候补自动递补
06

会中协作

材料一起看

  • 材料分发
  • 会议投屏
  • 会中记录
  • 行动项标记
07

纪要待办

定了就有人跟

  • 纪要模板
  • 决议转待办
  • 责任人与期限
  • 执行状态
08

使用分析

资源怎么调有据

  • 使用率排行
  • 时段热度
  • 空置与超时
  • 部门使用量
专项能力

一场会议从预订到决议跟踪要经过的六个环节

建档、预订、通知、准备、签到、跟踪串成一条线,会议室状态随签到自动变更,决议事项转成待办落到人

1

建档

会议室位置容量与设备录入形成资源池

2

预订

按人数时段与设备筛选,冲突即时提示

3

通知

预约成功自动发日程邀约,变更同步

4

准备

门牌屏显示当前会议,设备与茶水下单

5

签到

扫码签到,超时未到自动释放会议室

6

跟踪

纪要与决议转待办,例会复盘执行情况

01

超时未签到自动释放

预约后十五分钟未签到即释放会议室并通知候补,空置资源即时回流

02

改期自动同步到参会人

会议时间与地点变更自动更新日程并推送,不再靠群里反复喊

03

决议事项自动转待办

纪要里的决议一键转成待办,责任人与截止时间落到人,例会直接看进度

多端协同

多端协同,各司其职

管理者看全局、业务端办业务、一线干活、客户自助,同一个数据底座,各看各的界面

1端 01

会议管理后台

管理与配置中枢

  • 资源池
  • 在线预订
2端 02

预订门户

客户或员工自助

  • 日程同步
  • 门牌屏
  • 签到释放
3端 03

会议室门牌屏

一线作业

  • 在线预订
  • 日程同步
  • 门牌屏
4端 04

员工移动端

一线作业

  • 在线预订
  • 日程同步
  • 门牌屏
会议与会议室管理系统一线作业实景
中国企业办公区会议室,一位中国女行政专员在会议室门口的平板门牌屏前查看当前会议安排,会议室内几位中国员工围坐讨论,背景有投影幕与白板
上线成效

系统跑起来之后,变化看得见

以下为该类型客户上线后的平均改善区间,实际结果随规模与原有流程差异浮动

实时
会议室占用可见

位置容量与设备在线可查,按需求筛选后预订

-40%
会议室冲突抢用

冲突即时提示并推荐替代时段与会议室

自动
会前提醒与签到

日程邀约推送到人,超时未签到自动释放

有跟踪
决议事项闭环

纪要转待办落到人,下次例会直接复盘执行

适用对象

这些企业用得最多

从单体到多组织,都能按自己的模式配置

1

中大型企业与集团总部

会议室数量多、跨楼层跨楼宇,资源调度复杂

2

专业服务机构

客户会议多,对外接待与内部会议要分开管理

3

政务与事业单位

会议组织要规范留档,纪要决议要可追溯

4

多分支连锁企业

总部与分部会议室口径不一,要统一预订规则

实施交付

从调研到上线,五步走完

不追求一步到位,先跑通主流程再逐块扩展,让一线用得顺手才是真的上线

1

进场调研

到业务现场跟班记录实际做法,收集表格、系统与痛点清单

第 1-2 周
2

方案定稿

明确系统边界、字段规范与权限模型,双方确认验收标准

第 3 周
3

环境搭建

完成组织架构、基础数据与规则配置,打通必要的外部接口

第 4-6 周
4

对照试跑

与原有方式并行两到三周,逐项比对结果差异

第 7-8 周
5

切换上线

确认一致后正式切换,首月安排专人跟进并转入常规运维

第 9 周起

会议与会议室管理系统速览

以下内容为该系统的关键事实摘要,便于快速判断适配程度

这是什么
会议与会议室管理系统是面向中大型企业与集团总部的企业管理软件,用于订会议室、发通知、跟决议一次做完。
核心能力
资源池、在线预订、日程同步、门牌屏
解决什么问题
会议室靠抢、订了不来也没人管
交付与上线
可按企业现有流程配置,实施周期通常为六到九周。
服务区域
广东汕尾及全国范围提供远程实施与本地化服务,支持多分支、多门店与多工厂组织形态。
数据来源
页面功能与成效为该类型系统的通用能力描述,具体以调研后的实施方案为准。
成功案例

会议与会议室管理系统落地案例

看看这类企业如何用系统把流程、数据与效率管起来

某科技服务企业

科技服务 · 总部两层 28 间会议室

客户案例
面临挑战

热门时段会议室靠先到先得,每周都有两三个会撞在一起临时找地方

实施效果
会议室冲突次数下降约 40%
平均找房耗时由 8 分钟降到 1 分钟
会议室使用率提升 22%
查看详情

某制造集团

制造 · 总部与两个生产基地

客户案例
面临挑战

经营例会定的事项靠人工记在本子上,下次开会常发现一件都没完成

实施效果
决议按期完成率由不足五成提升到八成
跟进沟通成本明显下降
例会准备时间缩短一半
查看详情
常见问题

选型与实施前,大家常问的几个问题

可以。门牌屏是提升现场体验的选配,没有屏幕时参会人可以在手机上查看会议室当日安排并扫码签到,自动释放与候补递补的逻辑同样生效。

把会议与会议室的账,一次算清楚

留下您的规模与当前流程,我们给出针对性的系统方案与实施建议

服务保障

  • 免费需求分析
  • 按业务配置
  • 实施培训到位
  • 7×24 技术支持