线索、分班、排课、考勤、收费、续班一条线

教培机构学员运营与课时管理系统

把教培机构的招生线索、测评分班、排课调课、考勤扣课时、收费退费、教师课时费、家长沟通与续班流失收进一套系统。各渠道线索统一进池分派给课程顾问,试听安排与跟进记录在线维护,超时自动提醒;报名前做测评并按结果建议班型,分班考虑时段容量与教师匹配;排课时系统同时校验教师、教室与学员时间,冲突即提示,请假与补课走调课流程并自动顺延课时有效期;上课签到后按规则扣减课时,扣减记录带时间与操作人,家长端即时收到出勤与课堂反馈;收费支持线上支付与线下收款,优惠与减免在线留痕,退费按合同约定比例走审批并计算已耗课时;教师课时费按班型、出勤人数与课时数规则自动计算;续班窗口期前生成待续名单,未续原因逐一记录,学员成长档案沉淀出勤率、作业完成情况与测评趋势。

按规则
考勤后自动扣课时
同时
教师教室学员一起校验
即时
出勤与反馈推家长
提前
续班待续名单生成
多端协同
机构管理后台教师与顾问移动端家长小程序端校区经营看板
教培机构学员运营与课时管理系统真实应用场景
教培机构学员运营与课时管理系统 · 真实客户场景
业务现状

教培机构学员运营与课时的账,难在人和事都在动

下面是这类企业最常踩的四个坑,也是系统最先要解决的痛点

01

线索旺季漏跟

招生旺季一天上百条线索,靠表格记,第二天就分不清该联系谁

线索统一进池分派课程顾问,跟进记录与下次联系时间在线维护

02

排课撞课改不停

教师、教室与学员时间各记各的,开课前才发现两个班撞在一起

排课同时校验教师教室与学员时间,冲突即提示并给出可改方案

03

课时对不上吵不完

上了几次剩几次,家长与机构各记一套账,退费时最容易吵架

签到后按规则扣减课时,记录带时间与操作人,家长端即时可见

04

续班靠老师记忆

什么时候该续费全靠老师记,忘了就流失一个学员

续班窗口期前生成待续名单并分派跟进,未续原因逐一记录

业务闭环

一条链路,从开始管到结果

六个环节首尾相接,每个动作都留下记录,谁在什么时间做了什么,系统里查得到

1

线索试听

各渠道线索统一进池分派顾问,试听与跟进在线维护

线索有主
2

测评分班

报名前测评并按结果建议班型,兼顾容量与教师匹配

分班合理
3

排课调课

校验教师教室与学员时间,请假补课走调课流程

资源不撞
4

考勤扣课

签到后按规则扣减课时,记录带时间与操作人

课时清楚
5

收费退费

线上支付与线下收款留痕,退费按比例走审批

收费规范
6

续班跟进

窗口期前生成待续名单并分派跟进,未续原因记录

续班及时
核心功能

八大能力模块

围绕该类业务的真实作业流程设计,每一块都能单独启用,也能拼成完整闭环

01

线索招生

线索不再散在个人手里

  • 渠道打标
  • 分派与跟进
  • 试听安排
  • 转化漏斗统计
02

测评分班

分班有依据不靠感觉

  • 测评记录
  • 班型建议
  • 容量与候补
  • 教师匹配
03

排课调课

三方时间一起校验

  • 教师排班
  • 教室占用
  • 学员冲突校验
  • 调课与顺延
04

考勤课时

每次扣减都有记录

  • 扫码或刷脸签到
  • 按规则扣课时
  • 请假与补课
  • 家长端可见
05

收费退费

收退都有据可查

  • 应收与优惠
  • 线上支付
  • 线下收款登记
  • 退费审批与计算
06

教师课时费

算薪不再对账三天

  • 班型与系数配置
  • 按出勤人数计算
  • 课时统计
  • 薪资单生成
07

家长沟通

反馈及时不靠微信群

  • 出勤通知
  • 课堂反馈
  • 作业与测评
  • 留言与回执
08

续班流失

谁该续费提前知道

  • 续班窗口期
  • 待续名单
  • 未续原因记录
  • 续费率统计
专项能力

一名学员从试听到续班要留下的六份记录

线索进池后分派课程顾问并安排试听;报名前测评并按结果建议班型;排课同时校验教师教室与学员时间;上课签到后按规则扣课时,家长即时收到出勤与反馈;收费与退费全程留痕;续班窗口期前生成待续名单,未续原因逐一记录

1

线索

各渠道线索统一进池分派课程顾问,试听与跟进在线维护

2

分班

报名前测评并按结果建议班型,兼顾容量与教师匹配

3

排课

排课同时校验教师教室与学员时间,冲突即提示

4

扣课

签到后按规则扣减课时,记录带时间与操作人

5

收费

线上支付与线下收款留痕,退费按合同比例走审批

6

续班

窗口期前生成待续名单并分派跟进,未续原因记录

01

扣课时记录家长端即时可见

每次签到扣减都带时间与操作人,家长端同步看到剩余课时与本次出勤,争议时在记录上一查就清

02

排课冲突在开课前被检出

教师、教室与学员时间一起校验,撞课在开课前提示并给出可改方案,减少临时停课

03

续班名单在窗口期前生成

按剩余课时与到期日自动生成待续名单并分派给顾问,未续原因逐一记录供后续改进

多端协同

多端协同,各司其职

管理者看全局、业务端办业务、一线干活、客户自助,同一个数据底座,各看各的界面

1端 01

机构管理后台

管理与配置中枢

  • 线索招生
  • 测评分班
2端 02

教师与顾问移动端

一线作业

  • 测评分班
  • 排课调课
  • 考勤课时
3端 03

家长小程序端

一线作业

  • 测评分班
  • 排课调课
  • 考勤课时
4端 04

校区经营看板

一线作业

  • 测评分班
  • 排课调课
  • 考勤课时
教培机构学员运营与课时管理系统一线作业实景
中国教育培训机构前台,一位二十多岁的中国女课程顾问在接待台前与一位中国家长沟通课程安排,旁边一位中国小学生在翻阅图书,背景是书架与走廊
上线成效

系统跑起来之后,变化看得见

以下为该类型客户上线后的平均改善区间,实际结果随规模与原有流程差异浮动

按规则
考勤后自动扣课时

签到后按规则扣减课时,记录带时间与操作人,家长端同步可见

同时
教师教室学员一起校验

排课同时校验三方时间,冲突即时提示并给出可改方案

即时
出勤与反馈推家长

出勤通知与课堂反馈即时推送,作业与测评在家长端可查

提前
续班待续名单生成

按剩余课时与到期日生成待续名单并分派跟进,未续原因记录

适用对象

这些企业用得最多

从单体到多组织,都能按自己的模式配置

1

K12 学科与素质类教培机构

课时与续费是生命线,家长对课时记录最敏感

2

早教与托育机构

出勤与请假规则更细,接送与反馈要求更高

3

连锁教培品牌总部

多校区数据口径要统一,跨店转校与调课频繁

4

职业培训与成人教育机构

班期与结业要求明确,考勤与证书需对齐

实施交付

从调研到上线,五步走完

不追求一步到位,先跑通主流程再逐块扩展,让一线用得顺手才是真的上线

1

现状盘点

核对现有制度、台账与系统清单,确认数据口径与责任岗位

第 1-2 周
2

方案评审

输出配置方案与验收口径,明确集成边界与风险应对

第 3 周
3

配置联调

完成规则配置、基础数据导入与相关系统接口联调

第 4-6 周
4

小范围验证

选一个部门或片区先跑通,按真实反馈修正配置

第 7-8 周
5

全面推广

分批推广到全量范围,交付操作手册与运维交接

第 9 周起

教培机构学员运营与课时管理系统速览

以下内容为该系统的关键事实摘要,便于快速判断适配程度

这是什么
教培机构学员运营与课时管理系统是面向K12 学科与素质类教培机构的企业管理软件,用于线索、分班、排课、考勤、收费、续班一条线。
核心能力
线索招生、测评分班、排课调课、考勤课时
解决什么问题
线索旺季漏跟、排课撞课改不停
交付与上线
可按企业现有流程配置,实施周期通常为六到九周。
服务区域
广东汕尾及全国范围提供远程实施与本地化服务,支持多分支、多门店与多工厂组织形态。
数据来源
页面功能与成效为该类型系统的通用能力描述,具体以调研后的实施方案为准。
成功案例

教培机构学员运营与课时管理系统落地案例

看看这类企业如何用系统把流程、数据与效率管起来

某 K12 教培机构

教育培训 · 五校区在读学员两千余人

客户案例
面临挑战

课时余额靠纸质考勤表记录,家长质疑少扣或多扣时双方各执一词,退费处理往往拖上数周

实施效果
课时争议次数明显减少
退费处理时长由数周缩到数天
家长端查询活跃度稳步提升
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某素质教育连锁机构

素质教育 · 八个校区共用教师与教室资源

客户案例
面临挑战

排课靠教务用表格维护,教师与教室撞课常在开课前一天才发现,临时停课影响家长体验

实施效果
临时停课次数大幅减少
教室利用率稳步提升
教务排课耗时压缩约六成
查看详情
常见问题

选型与实施前,大家常问的几个问题

可以。三类班型在系统中分别配置:一对一按学员与教师单独排课,小班与大班按容量排课并支持候补。扣课时规则按班型分别设置,一对一通常按次扣减,班课按课次扣减,请假与补课的顺延规则也可以按班型分别配置。

把教培机构学员运营与课时的账,一次算清楚

留下您的规模与当前流程,我们给出针对性的系统方案与实施建议

服务保障

  • 免费需求分析
  • 按业务配置
  • 实施培训到位
  • 7×24 技术支持